実行プロセス概要

恒例のプロセス整理のお時間です。

  • 実行プロセス
    • チームの統率
    • 問題を解決する闘争心
    • メンバーとの面接
    • 利害関係者とのコミュニケーション
    • 必要な資源(カネ、ヒト、モノ、時間等)の確保

実行プロセスでは

  • チームの構成
  • コミュニケーション
  • 問題解決/意思決定MTG

の3点が重要となるのです。


アジェンダ

この記事では以下の流れで説明します。

  • チームの構成と育成
  • タックマンモデル
  • GRIP
  • 問題解決MTGの作法
  • 資源確保と浪費防止

ゴールとしては以下のことを設定しています。

  • チームビルディングの手法を理解する
  • 正しい情報周知の手法を理解する
  • 資源への意識を高める

チームの構成と育成

チームビルディングという言葉がでてきます。
はてさて、こいつはなんじゃらほい。
解説しよう!!!!

チームビルディングとは
プロジェクトのゴールに対し、
チームメンバーが自主的かつ主体的にスキルや多様性などを
発揮しながら団結力の高いチームを目指す取り組みのこと

であーる!!!

まぁそもそもプロジェクトには必ずチームが存在し、
必ず有機性(ゴール)を持った活動であり、
チームが協力しなければミッションクリアできないのです。

で、ここで説明するチームビルディングは2つ。
1つはプロジェクトに参加するチーム自体を対象とするもの。
もう1つは会社組織全体の人員を対象とするものです。

そもそもチームビルディングをする目的とは

  • パフォーマンスの向上
  • コミュニケーションの活性化
  • 良い文化の植え付け
  • マインドセットの共有
  • ヴィジョンの共有

なわけですよ。

すっごい体育会系みたいなこといってるけど、
あれって有効に働けばすごくよいマネジメント方式でして。
明確なゴールに向かいチームがまとまり進んでいく。
その過程でヴィジョン、マインドセット、文化が根付き
プロジェクト達成を確実なものとする。

まずは狭義的なチーム自体を対象としたものから話を進めましょう。
ここでは個々のメンバーが以下のことを意識する必要があります。

  • Humility
    • 謙虚
  • Respect
    • 尊敬
  • Trust
    • 信頼

これに関しては以前記事にした layer-005-HRT を参考。

そして広義的な組織全体を対象としたものでは

  • トップ層(経営陣など)
    • ビジョンを組織全体に共有
    • マインドセットを組織全体に共有
  • ミドル層(管理職など)
    • 部門間の壁をなくす
    • ゴールへの姿勢と体制作り
  • ローワー層(リーダーなど)
    • 次世代のリーダーの育成
    • 組織変革を担う次世代の人材育成
  • ニューカマー層(新卒や平社員)
    • チーム意識の教育
    • コミュニケーションスキルの向上
    • 目標達成の重要性を学ぶ

といった具合に別れています。
これ、できていないって会社多くないっすか?

できていないとまぁギスギスしちゃって、
離職率跳ね上がるわ生産性低いわ
社員は鬱になるわ負の連鎖ってかんじ。
それに関してちょっと面白いCMがあったので紹介を。

Error: Oops!! Can not play this video X(

【感情崩壊】今日、部下が会社を辞める。
中小機構公式チャンネル(SMRJ:独立行政法人中小企業基盤整備機構)

また、モチベーション理論も知っておくべきでしょう。
マズローの欲求5段階説

  1. 生理的欲求
  2. 安全欲求
  3. 社会的欲求
  4. 尊厳欲求
  5. 自己実現欲求

ハーツバーグの動機付け要因と衛生理論

  • 動機付け要因
    • 達成
    • 認知
    • 責任
    • 成長
    • 内容
    • 昇進
  • 衛生理論
    • 給与
    • 処遇
    • 作業条件
    • 外部要因

マグレガーのX理論/Y理論

  • X理論
    • 人は元来怠け者で厳しく監督しなければならない
  • Y理論
    • 人は元来働き者で動機付け要因があり進んで仕事をする

こうした理論を基にモチベーションコントロールを行います。


タックマンモデル

次にタックマンモデルをご紹介しましょう。
タックマンモデルとは、
心理学的Bruce Wayne Tuckmanさんが考案したもの。
チームを形成しただけだと正常に機能せず、
5つのステップを踏むことで期待通りに機能するというもの。

タックマンモデルの5段階ステップについて学ぼう。

  1. 形成期
  2. 混乱期
  3. 統一期
  4. 機能期
  5. 散開期

この5段階ステップが重要となってきます。

形成期
まだできたてほやほや。
メンバーがまだ打ち解けておらず、
本音を隠していたり緊張感を持っていたり。
まだ思想や価値観などが共有できていない。

混乱期
意見や主張の違いが発生しやすい。
コードの書き方も、資料の作り方も、
仕事の進め方なんかもぶつかりやすい。
激しい衝突もありえる。
ただし意識関心などは非常に高く、
目的よりも手段に熱が入りやすい状態。

統一期
チームとしてのまとまりが出てくる。
混乱期である程度膿を出し切りスッキリし、
多様性を理解してゴールを共有し1つになる。
チームとしての意識をもつようになる。

機能期
自律的なアクションがとれるようになる。
個々のメンバーが本来のパフォーマンスを発揮し、
指示を待つ前に自主的に行動を起こせるようになる。
ここでの成功体験はチームで共有することで、
チーム全体の成功体験の蓄積として次の成果へ繋げられる。

散開期
目的を達成するなどし終焉を迎える。
有機性のあるチームとしてゴールを迎え、
チームを解散しクロージングする。

この流れを適切に踏むことで心理学的には成功する。
ちなみにぼく自身の成功体験でいってもこれは多い。
特に初対面の人同士ではこの流れは間違いないと思う。


GRIP

チームビルディングに役立つフレームワークを紹介しましょう。
その名もGRIP。 GRIPはハーバード大学経営大学院の
ハーバードビジネススクール上級経営者育成プログラムにて
効果的にチームビルディングを行うためのTipsとして学習します。

  • Goal
    • 目標
  • Roles
    • 役割
  • Interpersonal Relationship
    • 人間関係
  • Process
    • 段取り

これらの頭文字をとってGRIP。

Goal
Q. 目標は明確になっているか?

  1. メンバー全員が目標を達成したいと思っているか?
  2. その目標は達成可能で挑戦が必要な領域か?
  3. 目標に対して達成イメージが描けているか?
  4. 成功する方法を他チームから真似したことは?アドバイスは?
  5. 期限内に達成する(納期を守る)意識は常にあるか?

Roles
Q. 役割は明確になっているか?

  1. 個々の役割が明確になっているか?
  2. 役割の細分化は?内容の共有は?
  3. 個々の役割に対してこだわりがあり責任を果たしているか?
  4. 個々の役割に対してスキルを存分に発揮できるか?
  5. 全員が役割に対してリーダーシップを発揮できているか?
  6. 疑問を放置せず解決と確認を怠っていないか?

Interpersonal Relationship
Q. 団結できているか?

  1. 全員が主体的かつ積極的に意見を出しているか?
  2. チームで承認し、達成する闘争心を持ち合わせているか?
  3. メンバーを信頼し仕事を依頼しているか?
  4. 認識のズレがないように言葉で確認しているか?
  5. 周りへの配慮とサポートができているか?

Process
Q. タスクを明確にし、段取りがうまくいっているか?

  1. タスクのフローが言語化/明確化されているか?
  2. 全体的に無駄な動きが発生していないか?
  3. 綿密な計画や作戦をつくりあげているか?
  4. 進捗状況に応じて改善をしているか?
  5. コミュニケーションは適切にとれているか?

この4セクション21チェックリストの条件を満たしたうえで
本来のチームビルディングが可能だと言われています。


問題解決MTGの作法

お次はミーティングのお作法です。
茶道や弓道を嗜む人は各お作法を知っていますよね。
ミーティングルームでもお作法はあります。
なぁに、袴着て和室でやれってわけじゃぁないよ。

  1. 絶対に必要な人員だけに絞れ
  2. 参加人数はなるべく小さくせよ
  3. データなど裏付けを基に議論せよ
  4. 会議の意思決定者を任命せよ
  5. 時間を徹底厳守せよ
  6. アジェンダを共有せよ

この6つさえ守れればその会議はよりクリエイティブになる。
たった6つ、これさえ守れれば…

絶対に必要な人員だけに絞れ
会議を傍観するだけのメンバーはただの無駄です。
その人の時間を奪うだけでなく、
会議そのものの品質を低下させる要因でもあります。
Amazonでは1つの指標として
「2枚のピザで全員が満腹になる程度の人数」
と定めているほどです。

参加人数はなるべく小さくせよ
これは上で述べた通りで、
昔の人は十人十色とはよく言ったもので、
人数が多ければ舵も増え宝島には辿り着けません。
スティーブ・ジョブズがこの小話を持っています。
大統領からの有識者会議の依頼がありました。
しかし参加人数が多いことを理由に断った、と。

データなど裏付けを基に議論せよ
昔ははびこっていた総会屋などは大きい声を出し、
会議を自分に優位な方向へ持っていっていました。
Googleではすべてデータに基づき議論されます。
それは政治的な駆け引きだけでなく、
声の大きい人の意見が通る状態を防ぐためです。

会議の意思決定者を任命せよ
意思決定者、すなわち会議の主催者です。
また最終決定責任を明確する目的があります。
目的設定、参加者の選定、アジェンダの送付、
これらを責任もって行うことが望ましいです。
また決定事項と次の計画を48時間以内に送付し、
「何も決まらない会議」を生み出さないことが大事です。

時間を徹底厳守せよ
Googleではプロジェクターで巨大な時計を投影します。
全員がタイムキーパーの役割を持つだけでなく、
時間を意識し集中して議論に参加するためです。
また、設定した時間を過ぎた場合は途中でも一旦中止、
早く終わった場合はすぐにその場を離れることを徹底しています。

アジェンダを共有せよ
会議が始まる24時間前までには必ず、必ず、
参加者へアジェンダを送付すべきです。
アジェンダを共有することによって会議の流れを共有できます。
流れがつかめず終わりが見えない会議に集中は生まれません。


まとめ

チームビルディングと付属する理論を学ぼう。
タックマンモデル、GRIPなどを効率的に利用しよう。
ミーティングのお作法を理解し効率よく運用しよう。


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